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HOTEL予約と 基礎知識
 予約編 F0  大前提
updated on 27 May /28 Jul. 2007 追加

もくじ
Q1 FAXでやりとりしますが、注意はありますか?
Q3 FAXがないと予約できませんか? 海外におくれる公衆FAXはどこ?
Q4 英語でだしたら英語で返事がきますか?
Q5 メール通信での注意はありますか?
Q6 メールでカード番号をおくるのは不安で、、
Q7 メールで 返事がへんなファイルできた? PDFファイル?
Q9 返事がこないのは なぜ?
Q10 いきなり返事がこなくなった?!
Q11 セキュリティコードって何? セキュリティコードを要求されたら教えていい?
   

 

 
   
 
 
Q1 FAXでやりとりしますが、注意はありますか?
1)  原稿は 12ポイント以上の 大きい活字で 印刷します。濃く、つぶれにくい 読みやすい字にしましょう。
上下左右両端は切れることがあるので、2cmぐらい空白にしておきましょう。

2) FAXは 国際送信・細字モード というのが たいてい装備されていますので、それに調節しておくると◎です。
小さい字だと 受信側で 字がつぶれることがあります。田舎のホテルなどは、最新型のFAXばかりではないので。

相手が 判読できない = 返事がこない原因のひとつです。

3) むだな線、ガラ、横線をいれない。読み取りが多くなり、通信費がかかるだけです(自分がソン)
A4 の上半分あるいは、A4 1枚でも十分です。

4) 安い時間におくろう! 
日本時間23時以降におくると、現地は夕方で返事もきやすいし、通信費もやすい!

5) 着信設定に注意! 
時差の加減で、夜中にFAXがくることが 普通 です。人に迷惑をかけないよう、消音にしたり、自動受信にしたり、調節しましょう。

6) 自分の返信先はしっかりと書く!
メールアドレス、FAX番号など。
自FAX番号は +81-6-xxxx-yyyy (←例: 日本、大阪の場合) のように書きます。
 

こちらから FAXを送るのはいつも21時から23時ぐらいにしました。 (現地時間 14時〜16時ぐらい) 
すると1時間以内のは返事がありました。 他のホテルもそんな感じでした。   (yuyuyupa様)
日本時間で22時頃に送信したら、日付の変わる24時頃にはすぐ返事が来た。
何度かやりとりしたが、毎回このパターンですぐ返事を貰えた。
(秋林檎 様 2003年10月)
 
  
 
 
 
Q3 FAXがないと予約できませんか? 海外におくれる公衆FAXはどこ?
FAXはあったほうがよいです。相手にHP経由やメールでおくったとしても、相手は自動FAX受信している場合があります。(会社や一部ホテルに多いシステム)

また確認書をFAXで返してくるホテルが6〜8割なので、できれば知人宅FAXでも貸してもらえるといいですね。
 
ただし、海外から夜中に受信したりします。家の人が迷惑でないよう、夜間受信は音をけすよう設定しておくなど、注意しましょう!
 
 

FAXを持っていないので、コンビニへ。が、海外へはFAX出来ないと断られてしまい、考えた末、最寄のキンコーズへ行きました。(思い出せてよかった) フランスへは300円。
(ete様)
ローソン、サンクスなどに設置されている「くろねこファックス」で送ってます。 ローソンから送るとカード払いできます(FAX代高いもんだから半ばヤケでカード払い&マイルget)。 そういえば、ファミリーマートの海外送信FAXはできないといわれた。
(かなぞう様)
  
 
Q4 英語でだしたら英語で返事がきますか?
答えは 100%はYESとはいえません。そのときの担当者とか、状況次第で、当然のようにフランス語でくることもあります。とくに、HPなどのフォーマットから入力した場合、フランス語できたりします。
  
 
 
Q5 メール通信での注意はありますか?
すべて 英数字半角でかくこと。(文字化け防止のため)
数字、アルファベットでも 全角の大きさは 日本語文字モードですから 文字化けし、相手が判別できません。
無意識につけているシグネチャ・署名も うっかり全角文字や模様をつかっていないか、確認してください

FAXで自動受信し、FAXでやりとりするホテルが 多いので、FAX番号も併記しておく。

返事をメールでほしいか、FAXでほしいか、明記する。

要求は箇条書きにする。

履歴はひきずる。

ホテルによっては、ホテルがわから クレジットカード番号とかサイン(自署)をFAXで送るよう、要求されることがある。(きっちりしたところ)
 
 

直営サイトを見て、メールをおくる。予約確定メールをプリントアウト。カードNo. と自筆サインを入れて FAXするよう言われたが、その時 家の FAXが使えなかったので、交渉してメールをもう一往復させることで事は済んだ。ちょっと面倒だった。
けれど、きちんと確定されているか少々不安だったので、頃合いを見てレストラン予約を頼んだりしてみた。
(とりcacao 様  2003年11月)
  
 
 
 
Q6 メールでカード番号をおくるのは不安で、、

まず、カード番号を利用されたら、自分のカードは補償がついているか、何日前までか、免責条件は、などを再確認してください。

暗証番号をつかったカード悪用は補償されないケースが多いので、十分注意してください。

旅行の前後や 普段も3週間おきに暗証番号をかえる(ハッカーの人がかいた記事によると) など、できるだけ、防御をしましょう。

メールや HPのフォーマットから クレジットカード番号をいれるのが不安なら、カード番号はFAXでおくればいいだけのはなしです。
 
 

日本クレジットカード協会では、メールでの通知は避けるよう警告しています。

http://www.jcca-office.gr.jp/syouhisha/card09.html
(azumi@az 様)
 


 
 
  
 
 
Q7 メールで 返事がへんなファイルできた? PDFファイル?

ホテルによっては wordなどの文書(予約にたいする回答書や、レストランのメニューなど)を PDFファイルで 添付しておくってくることがあります。

ウィルスチェックをして、ファイルの拡張子をよくみて(へんなプログラムファイルでないことを確認する)、
.doc 、 .txt、.pdf などなら、あけてみましょう。

字がいっけん小さくみえる場合がありますが、画面上で %を大きくすれば拡大されます。

読めない場合は、ホテルに あんたにもろたファイルよまれへんから、FAXかテキストでおくって、といえばいいです。
We would like you to resend your last message by FAX or text message. 
 
 

ホテル側はFAXをスキャンして(?たぶん)メールしてきたので、字が細かすぎて読めないところがあった。
(ちゃぴ五人姉妹様 2002年)

 
 
 
  
 
 
 
Q9 返事がこないのは なぜ?
満室でもたいがい(9割ガタ)は満室という返事がきます。返事がこない場合、以下の原因が考えられます。
 
 
1)  オフで、ホテルがOPENしていない(リゾート地などに多い)
 

2)   メール環境がその後変更している、故障、見る人間がいない。FAX番号、メールアドレスがかわっているか、かかれている雑誌や本、HPがまちがっている(これは結構多い)
古いWEB、古いガイド本のFAXナンバーは信用しないこと、複数のWEBで確認するなどしてください。

  
3) 相手が読めないでいる。FAXの文字がこまかすぎて、向こうの受信状態が悪く、読めていないい(これは多い) メールの文字化け。
 

4) 相手が 内容を理解できていない。英語のわかる人間がいない。へんな文章で意味がわからない(ーー;)
  

5) 満室で、いちいち返事してくれない主義のホテル
 

6) あなたの返信先がエラー、あるいは不明。

センターからメールで送った内容が、各ホテルにFAXで着く方式。  よって返信先(アナタ)のFAX番号が書いてないのでホテルが  返信できない、   または +81- などの国際番号をつけていない、FAXやメールアドレスがまちがっている、受信拒否にしている、などなど。
 
7) スタッフがいない。
日祝、復活祭、ノエル、夏のバカンスなどの時期、返事が相当遅れることもあります。

2日たって応答がないと、だいたい通っていませんから、方法をかえて再送信しましょう。FAXにかえることもベターです。
 
 
ホテルの手配。メールで空き状況を確認しても、反応がないホテルが結構ある。ミシュランや、ホテルのホームページに載っているアドレスなのに。
( ベロサイクル 様)
コンビニからFAXを送付。返事はe-mailでお願いします、と書いた。返事が来なかった。e-mailを送ったが届かなかった、ということ。FAXのアルファベットが読みにくかったのかなぁ。
(nabeharu502 様 2003年10月)
発間際の予約だったので、メールではなく、クレジットカード番号も添えたリクエストメールをFAXでいきなり送ったところ、24時間たっても返事が来ない。eメールで問い合わせたら、「あなたのFAXは受け取っていない」という返信が...ひー! 最初のクレジットカード番号つきのFAXメールはどこへ? 

送信記録を見ると、FAX番号は合っていたようなのだが...。2回目のFAX以降は対応がスムーズだった。
(しじま723様 2003年8月)
 

とあるホテルは、最初HPから送信したが返事なし。メールやFAXでやりとり。FAXの方が対応が迅速だった
(かずのしっぽ様  2003年10月)
Q 候補のホテル2軒に問い合わせをしても、返事がありません。「私の英語が通じていないのか?」と思い、2、3度問い合わせをしてみましたが、音信普通。2度目以降はメールの「受信確認機能」を付けて問い合わせをしましたが、受信確認すら届いていません。
 

あれから、再度「質問メールをしたのに、返事がありませんでした。至急返事をください」と付け加えてメールを送信した所、1ホテルからは連絡があった。
 

 
A いつごろで何日へんじがこないか、とかどのホテルなのか (メアド変更など)もありえます。
担当者が休みとか PCこわれた、とかもあります。

そのころなら復活祭で 1,2週間やすみをとっていた欧州の人も少なくないですよ。

メールがだめならすぐFAXにするとか、切替をおすすめします。そういうやりとりが苦手・つかれるというなら クレジットカード会社のデスクもつかってみてください。
(Chun3)
 


FAXでの連絡に切り替えようとした所、ホテルから「予約変更しました!」の返信が来た。
お騒がせしました。ありがとうございます。
 


 
  
 
 
Q10 いきなり返事がこなくなった?!
メールでよくありますが、いきなり返事がこない、ということ、たまにあります。担当者が不在・バカンス・休暇、PCが不調、などの事例があります。心配するほどのことではありません。

2日たって、返事がこなければ
すぐFAXにきりかえましょう。送ったメールを 大きめの字で 印刷して、手書きで、これの返事をまってんねんけど、よろしく! Looking forward to your early reply. Merci! とかくといいです。
 


10日ほど前に 再確認と送迎について、ホテルに最終連絡。詳細ツメるつもりが、メールがこない。FAXに切り替えたら、すぐ「メールの英語のできる担当が休んでんねん、ごめんね」とFAXがすぐきた。
 
(Chun3  2004年6月)

 

Q ホテルに空室問い合わせのメールを送りました。30分後に返信、正式予約としてカード番号を書いたメールを送ると一晩たっても返事が来ない。返事を催促するのはまだ早いかと思いつつ、すぐに返事が来ると思っていたので少し心配です。場合によると思いますが、返事がくるのは一般的にどのくらい時間がかかりますか?
 
>場合によると思いますが、返事がくるのは一般的にどのくらい時間がかかりますか?

様々なのは確かです。たまたま担当者がいなくなった、とかメールが届いていない、とか何か理由があるのでしょうが、時差もあるので、2日ぐらい待つのはよくあるかな、と思います。すぐ返事が来るほうが少ないのではという気もしますが。

でも心配なら遠慮せずに、クレジットカード番号も送ったのですが、とまた問い合わせればいいのでは。

ただカード番号をメールで送るのは避けたほうがよいですね。
私はFaxで送っています。
(さくらさけ 様)

報告・完了
カード番号はFAXと迷いつつもメールで送ってしまって少し心配だったので、思い切ってメールの返事を催促しました。そしたら、約5分後に予約確認のメールが届きました。
 

 

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Q11 セキュリティコードって何? セキュリティコードを要求されたら教えていい?

PIN NO.(暗証番号)
教えるのは不適切です。

BIN NO.(クレジットカード番号 16ケタ)
引き落とし(決済)してもらうために教えても支障はないです。通常カード番号はやりとりします。

Security code 認証番号 
第3の番号として、最近 カード背面の 署名欄のあたりの 7桁のうち3ないしは4ケタを問われることが多い。カード所持者本人であることを追加証明するもので、ネット通販などでかなり使われはじめています。

ネットショッピングでは最近増えていますので、自分が記入送信することで、相手にも 番号が届いているとは思いますがねんのため、お持ちのカード会社に 他人に教えてもいいものかどうか確認。
 
 
 
 
 

まれに、ホテルからクレジットカード番号と、セキュリティコードを要求されることがあります。また、列車や劇チケットなどのインターネット予約画面で、セキュリティコードをいれる画面があります。

セキュリティコードは 暗証番号(PIN CODE)ではありません。クレジットカード現物の裏面にかいてある末尾3ケタ(あるいは頭3ケタ)などを いれるものです。
 

インターネットでの決済の際、クレジットカードの不正防止(他人の番号だけを入手して使うとか)を予防するための措置です。
 

必ずセキュリティのかかったHPから送信しましょう。

AMEXだけは、カードの表側の番号の右上すみに小さく書かれています。
その他のカードは、裏面、書名欄のうえに印刷されています。
 

JCB  セキュリティコードの説明
http://www.jcb.co.jp/kaizen/report_0702.html


 
 

Q 三つ星ホテルの直営サイトの予約フォームにて宿泊リクエストしたところ、すぐにメールにて返事があり、
予約を確定するためにクレジットカードの情報に加えて、英語で‘cryptograph’を送るように、と書いてありました。

今までも予約時に、security code(カード裏面の3桁)を聞かれることは何度もありましたが、cryptographは初めてです。

 


 
cryptographはカード裏面の3桁の数字のことだと思います。cryptogramのほうが一般的だと思いますが。フランス語では普通、code de securiteと言っています。つまり、セキュリティ・コードですよね。ホテル側も、素直にそう書いてくれればよかったのに、どうしたのでしょうね。

ちなみに暗証番号は、英語のPIN(Personal identification number)と同じ意味の言葉を、フランス式にNIPと略しています。

(こいけ@ビエーヴル様)
 

先日似たような事例に遭遇。参考までに。

海外のホテルに問い合わせをしたときに、カードの番号や有効期限とともにセキュリティーコードも教えてくれ、といわれ。
そのホテルはサイト上に予約フォームがあり、そこにもセキュリティーコードの入力欄があった。その後のメールのやり取りから察するに、どうやら電話やメール、FAX経由の予約も全てその予約フォームを通して管理しているようだった。なので、コードが分からないと予約できない、今ではどこのホテルでもそうしているはずだ、とかなり強く要求された。(だが、実際には問い合わせたホテル十数軒のなかでこういうケースはここだけ。)

私は当初フォームではなくFAXで予約確定しようとしていたが、カード伝票にも表示されないセキュリティーコードをFAXで相手に直に伝えて問題ないのか、という点がどうしても引っかかったので、カード会社に問い合わせてみた。

で、カード会社からの返答ですが、やはり口頭や文書(メールやFAX)でセキュリティーコードを相手に教えるのは、避けるべきだそう。

予約フォームへの入力は、カード番号などと共に暗号化されてカードの認証に使用されるし、近頃のネットショッピングやサイトのフォームからのホテル予約では入力を要求されることが多いので避けられない、ということ。入力送信したセキュリティーコードも相手側に届いているのかは未確認。

結局他に良いホテルが見つかったので、そこには予約しなかったが、後日別のホテルの予約で予約フォームにコードの入力欄があったので、入力送信した。

普段はできるだけ予約フォームを使わずクレジットカード番号などは必ずFAXで伝えるようにしているが、セキュリティーコードが必要な場合は、暗号化された予約フォームから送るほうが安全性が高い、と判断した。

(よんよんミッフィー 様)


VISA、Masterなどはカード裏面のサイン欄の上部に記載されている番号の末尾3桁。

AMEXはカード表面の右上方に記載されている4桁の番号。

ネットショッピングなどを利用する際には記入が義務付けられることが多くなっており、クレジットカード会社も協力を要請しています。ただし、他人に不用意に教えることで悪用される可能性があり、こうした
行為は当然控えるべきであると思われます。

(卑下する石屋 様)


 
  
 
 
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