こんにちは。
少し前に「ホテルとメールでやりとりしていたが、返事が無かった」とご相談させて頂いた者です。

その後何点か確認事項があり、次はみなさんのアドバイスを参考に、メールでのやりとりは止め、FAXを送った所、お陰様ですぐに返信があったのですが（やはりフランスはメールよりFAXの方がスムーズですね）、FAXに「回答はメールでください」と書いたので、（当たり前ですが）メールで返事が返って来ました。

その内容に質問事項が書いてあったのですが、メールで届いた内容に返信する場合でもFAXにするべきでしょうか？

また、FAXにて返信する場合、宿泊に関しての詳細（滞在日、部屋のタイプ等）はFAXに記入したので、もちろんホテルから届いたメールには私がFAXを送った際に書いてあった内容は書いてないのですが、返信の際には改めて記入する必要があるでしょうか？

アドバイスをお願いします。

こんにちは
たしかにフランスでは、メールよりFAXのほうがレスポンスが早いことが
よくありますね。特に、田舎のホテルや小さなホテルにその傾向が強いように
思います。（家族経営で、英語やメールが苦手とかのホテル？）

> メールで返事が来てもFAXで返答すべき？

内容次第とも思うけど、前例から考えてFAX送信のほうが、向こうに届きやすい
（向こうが気づきやすい？）と想像します。こちらがFAXで送るのに支障がない
なら、僕ならFAXで送ると思います。
また「PINコードを教えて」などといったセキュリティに関する質問なら、
ノータイムでFAXです。

> 宿泊に関しての詳細（滞在日、部屋のタイプ等）は（中略）
> 改めて記入する必要があるでしょうか？

これも質問内容次第でしょうが、質問内容が「詳細（滞在日、部屋のタイプ等）」に
関わることなら、書き添えた方が安心だろうと思います。
そうでないなら、相手のメールをプリントアウトし、質問部分から引き出すように
手書きで回答を書き添えた文面をFAXします。
この方式なら、相手も誰からの回答であるかを認識しやすいと思うので。

それにしても、ホテル予約のこんなやりとりって、「旅の序章」としては
わくわくドキドキで楽しいですよね。僕は、大好きです。

太陽のアルカションさん、レスありがとうございます。

> こちらがFAXで送るのに支障がないなら、僕ならFAXで送ると思います。

確かに。ここでまたメールで回答して、返事が来ないと厄介なので（今までのやりとりから、その可能性が高そうなので・・・）、今までの経過を全てＦＡＸで送る事にします。


> また「PINコードを教えて」などといったセキュリティに関する質問なら、
> ノータイムでFAXです。
>

今回は、一旦Ｗｅｂで予約をしていて、その際に１泊分だけカードで支払っているので（現在は予約内容についての確認のやりとりをしています）、ＰＩＮコードを聞かれる事は無さそうです。


> それにしても、ホテル予約のこんなやりとりって、「旅の序章」としては
> わくわくドキドキで楽しいですよね。僕は、大好きです。

そうですね。結構大変ですが（笑）、これで何事もなくうまくいけばとても嬉しいですね＾＾

> また、FAXにて返信する場合、宿泊に関しての詳細（滞在日、部屋のタイプ等）はFAXに記入したので、
>もちろんホテルから届いたメールには私がFAXを送った際に書いてあった内容は書いてないのですが、
>返信の際には改めて記入する必要があるでしょうか？
>

仕事やバイトの経験があると思い当たる節が皆さんおありかと
思いますが、
何でも確認やちょっとした念押し・手間をおこたったがために
トラブルやミスを誘発することがあります。

また潜んでいたミスは、ひょっとしたときに　発見され、
リカバリーされたりしますね。


ホテルの場合数ヶ月にわたってたくさんの予約をサバいていますので、
逐一書くほうが間違いがないと思います。
あるいは、もし前に処理した担当者のミスがあると、ほかのスタッフに
発見してもらやすくなりますよ。

またホテルの場合、先と違う担当者がみて、処理することもありますから
予約内容は、何度でも書いたほうが無難でしょう・・・

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メール返信の場合、
先のメッセージの行間に　「割り込み記載」すると
こちらのメッセージを　見つけてもらえない可能性があります。

よって、一般に日本でもビジネスで多用されているように、
やりとりは「全文そのまま傷つけずに」履歴をのこして（引きずりつつ）
あらたに一番上にメッセージをつけるのが　いいかと思います。

もちろん担当者のくせにもよりますが、無難な方法、をとるのが一番いいかと思います。
（崩すのはいつでも出来ます）

自分自身も何度も助かっていますので、手間は惜しまないよう
おすすめします。

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ちなみに、レスポンスが遅い（おそらくメール確認が一日何度かにかぎられる？）ホテルの場合、
メールで返信するとき、印刷してfaxも同時送信していますよ。

相手はどっちかから返事くれます。＾＾

管理人様、レスありがとうございます。


> またホテルの場合、先と違う担当者がみて、処理することもありますから
> 予約内容は、何度でも書いたほうが無難でしょう・・・
>


確かに。今回と前回の担当者は名前が違ったので、
「例の件だけど・・・」的な内容だと理解してもらえない可能性が高そうです。前回のＦＡＸ内容も全て併せて送信してみます。


> よって、一般に日本でもビジネスで多用されているように、
> やりとりは「全文そのまま傷つけずに」履歴をのこして（引きずりつつ）
> あらたに一番上にメッセージをつけるのが　いいかと思います。
>
> もちろん担当者のくせにもよりますが、無難な方法、をとるのが一番いいかと思います。
> （崩すのはいつでも出来ます）
>


> ちなみに、レスポンスが遅い（おそらくメール確認が一日何度かにかぎられる？）ホテルの場合、
> メールで返信するとき、印刷してfaxも同時送信していますよ。
>
> 相手はどっちかから返事くれます。＾＾


なるほどー。とても参考になりました。
ありがとうございます。